Kdo jsme
Správcem webu a provozovatelem služeb je Arin Services, s. r. o.
Pro účely firemního webu a komunikace o našich službách je správcem osobních údajů společnost
Arin Services, s. r. o., Poděbradská 520/24, Vysočany, 190 00 Praha 9,
IČ 18233082, Česká republika.
V prostředí Arin ERP a Arin ONE zpravidla zpracováváme obchodní, účetní a provozní data jménem
našich klientských organizací. V takovém případě je příslušná organizace typicky správcem dat
uložených ve svém tenantovi a Arin Services vystupuje jako zpracovatel služeb a infrastruktury.
Pokryté služby
Tyto zásady se vztahují na čtyři konkrétní oblasti.
- Web společnosti Arin Services včetně kontaktního formuláře a základních technických logů.
- Arin ERP, B2B ERP a accounting workflow systém určený zejména pro práci s účetními a firemními dokumenty.
- Arin ONE, mobilní companion aplikaci pro Arin ERP určenou pro bezpečný přístup, focení dokladů a nahrávání dokumentů do ERP.
- Mikeš AI, AI chat integrovaný do Arin ERP pro přirozenou práci s účetní agendou, navigací a autorizovanými akcemi nad ERP daty.
Tyto služby nejsou veřejnou sociální sítí ani consumer platformou. Jsou určeny pro autorizované
uživatele v rámci klientských organizací.
Zpracovávaná data
Zpracováváme jen údaje, které jsou potřeba pro provoz služeb, bezpečnost a práci s dokumenty.
- identifikátory uživatele a organizace, role, přiřazení účtu a základní provozní metadata
- identifikátory zařízení a aplikační instance potřebné pro bezpečnost, přístup a synchronizaci
- fotografie účetních dokladů, nahrané soubory, dokumenty a související metadata
- u Mikeš AI také obsah chatových zpráv, historie konverzací, metadata AI interakcí, parametry a výsledky serverových nástrojů a souhrnná technická usage data, například spotřeba tokenů
- technické logy, auditní záznamy, informace o přihlášení a chybová diagnostika v rozsahu nezbytném pro bezpečný provoz
- kontaktní údaje poskytnuté přes webový formulář, například jméno, společnost, e-mail, telefon a obsah zprávy
Pokud je u Mikeš AI zapnuté diagnostické logování pro troubleshooting, mohou být v omezeném rozsahu
evidovány i technické náhledy promptů, odpovědí a usage metrik potřebných pro provozní diagnostiku.
Firemní web nepoužívá reklamní trackery ani marketingové cookies. Může používat pouze nezbytné
technické nebo session mechanismy nutné pro funkčnost webu a ochranu kontaktního formuláře.
Jak jsou data používána
Údaje používáme k poskytování služby, správě účtů a ochraně systému.
- zřízení a správa uživatelských účtů v prostředí klientské organizace
- bezpečné invite-only onboardování do Arin ONE pomocí QR pozvánky vytvořené v Arin ERP
- umožnění nahrávání dokumentů, práce s účetními podklady a jejich synchronizace mezi aplikacemi
- odpovídání na dotazy v Mikeš AI, vedení kontextu konverzace, generování souvisejících návrhů a serverové spuštění autorizovaných ERP nástrojů podle role uživatele
- provoz, zabezpečení, monitoring, odstraňování incidentů a technická podpora
- vyřízení poptávek odeslaných přes firemní web
- splnění smluvních, účetních, daňových a zákonných povinností tam, kde jsou relevantní
Nepoužíváme sociální identity třetích stran. Uživatelské účty nevznikají samoobslužně,
ale jsou vytvářeny a spravovány administrátorem klientské organizace v Arin ERP.
Bezpečnost dat
Bezpečnost řešíme technicky i organizačně.
- veškerá komunikace mezi webem, Arin ERP, Arin ONE a backendem probíhá přes HTTPS/TLS
- data jsou ukládána a zpracovávána na infrastruktuře provozované společností Arin Services v České republice a/nebo Evropské unii
- přístup k datům je omezen podle rolí a oprávnění nastavených klientskou organizací
- u Mikeš AI se oprávnění k dostupným funkcím a nástrojům vynucují serverově podle role uživatele v Arin ERP
- provozní logy a auditní záznamy používáme k detekci incidentů a ochraně služby
- biometrické odemčení v Arin ONE slouží pouze jako lokální zabezpečení zařízení; biometrická data Arin Services nikdy nezískává ani neopouštějí zařízení uživatele
- pravidelné zálohy jsou replikovány na více geograficky oddělených lokalitách v České republice
Sdílení s třetími stranami
Data neprodáváme a nepředáváme třetím stranám pro reklamu nebo marketing.
Osobní údaje neprodáváme, nepronajímáme a nesdílíme s třetími stranami pro reklamní nebo marketingové
účely. Přístup k datům mohou mít pouze:
- oprávnění uživatelé a administrátoři příslušné klientské organizace
- Arin Services v rozsahu nutném pro provoz, podporu, bezpečnost a údržbu služby
- orgány veřejné moci, pokud to vyžaduje právní předpis nebo závazné rozhodnutí
- technický anti-abuse poskytovatel použitý na webovém kontaktním formuláři, pokud je to nutné k ochraně webu před spamem a zneužitím
Pokud na webu používáme bezpečnostní službu Cloudflare Turnstile, může při odeslání kontaktního
formuláře dojít ke zpracování technických údajů potřebných k odlišení legitimního provozu od botů.
Pokud je aktivní Mikeš AI, mohou být relevantní chatové vstupy, omezený kontext konverzace, parametry a výsledky
serverových nástrojů a nezbytné části ERP kontextu zpracovány službou Azure OpenAI v rámci Microsoft Foundry,
a to výhradně za účelem generování odpovědi, práce s AI chatem a obsluhy autorizovaných funkcí Mikeše.
Některé technické procesy, jako například analýza dokumentů, OCR, zabezpečení infrastruktury nebo zálohování mohou
využívat služeb třetích stran. Takové služby jsou využívány výlučně k zajištění funkcionality Arin ERP, Arin ONE a/nebo Mikeš AI
a nedochází ke sdílení osobních údajů pro reklamní nebo marketingové účely.
Uživatelské účty
Účty jsou řízeny organizací, ne samotným uživatelem.
- uživatelé si sami nevytvářejí účet v Arin ERP ani v Arin ONE
- přístup do Arin ONE je invite-only a je vázán na QR onboarding pozvánku vytvořenou v ERP systému
- účty, role a oprávnění spravuje organizace nebo její administrátor v Arin ERP
- Mikeš AI je dostupný pouze oprávněným uživatelům Arin ERP a jeho funkce se řídí oprávněními a rolí konkrétního uživatele
- pokud používáte službu v rámci svého zaměstnavatele nebo klientské organizace, hlavním kontaktem pro správu účtu bývá tato organizace
Doba uchovávání dat
Dobu uchování nastavujeme podle účelu, smlouvy a právních povinností.
- údaje z webových poptávek uchováváme po dobu nezbytnou pro vyřízení komunikace a navazující obchodní evidenci
- provozní a bezpečnostní logy uchováváme po omezenou dobu potřebnou pro ochranu služby, troubleshooting a audit
- dokumenty a data uložená v Arin ERP a Arin ONE uchováváme po dobu trvání služby, dle pokynů klientské organizace a podle relevantních účetních, daňových nebo archivačních povinností
- historie konverzací Mikeš AI může být uchovávána v Arin ERP pro kontinuitu služby, audit a troubleshooting; neaktivní konverzace mohou být archivovány
- pokud je zapnuté diagnostické logování Mikeš AI, technické logy a usage záznamy uchováváme jen po dobu přiměřeně nutnou pro odstraňování chyb, bezpečnost a provozní kontrolu
Po skončení smluvního vztahu data mažeme, vracíme nebo dále uchováváme jen v rozsahu, ve kterém to
vyžadují právní předpisy, smluvní ujednání nebo legitimní bezpečnostní potřeby.
Práva uživatelů
Subjekty údajů mají práva podle GDPR.
V závislosti na konkrétní roli správce a povaze zpracování můžete mít právo na přístup ke svým údajům,
opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost údajů nebo námitku proti zpracování.
Pokud jsou vaše údaje zpracovávány vaší organizací v Arin ERP nebo Arin ONE, doporučujeme se nejprve
obrátit na tuto organizaci jako na správce daných dat. Pokud jde o web Arin Services nebo o provozní
a bezpečnostní údaje spravované přímo námi, můžete kontaktovat Arin Services přímo.
Máte také právo podat stížnost u dozorového úřadu, zejména u Úřadu pro ochranu osobních údajů,
pokud se domníváte, že zpracování probíhá v rozporu s právními předpisy.
Kontaktní informace
Pro dotazy k ochraně soukromí nás kontaktujte.
- Společnost: Arin Services, s. r. o.
- Adresa: Poděbradská 520/24, Vysočany, 190 00 Praha 9, Česká republika
- IČ: 18233082
- Kontaktní e-mail: info@arinservices.cz
